1張思維導(dǎo)圖，搞定論壇策劃籌備（2021版） 附：264高峰論壇活動策劃方案（35份

時間：2023-04-22 10:48:02 | 來源：網(wǎng)站運營

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1張思維導(dǎo)圖，搞定論壇策劃籌備（2021版） 附：264高峰論壇活動策劃方案（35份）：文章來源：會小二

進(jìn)入5月，很多公司又開始為下半年的論壇活動忙活起來。為了幫大家更高效地策劃論壇類活動，我們分享論壇活動策劃經(jīng)驗和干貨。

廢話不多說，先放思維導(dǎo)圖鎮(zhèn)樓。我們將活動籌備，劃分為4大板塊：

• 項目規(guī)劃（確定活動的質(zhì)量、資源、時間、范圍等邊界的確認(rèn)）
• 活動方案（為實現(xiàn)項目目標(biāo)而制定方案和策略）
• 資源籌備（按照方案，籌集活動所需要的資源，包括人、物、服務(wù)、信息知識、許可等）
• 現(xiàn)場執(zhí)行（提前規(guī)劃現(xiàn)場行動計劃，將資源正確呈現(xiàn)給來賓和觀眾）

一、項目規(guī)劃

在活動從0到1的起步階段，要根據(jù)公司的目的，回答幾個活動的“哲學(xué)問題”，對活動概貌初步勾勒。

• 活動是什么？由誰主辦？嘉賓是誰？什么時候舉辦？想在什么類型的場地舉辦？要花多少錢？
• 從哪來？舉辦活動的目的是什么？提升知名度還是傳播觀點？
• 到哪去？為這次項目設(shè)定主要KPI。比如要有多少客戶來參與？達(dá)到多少傳播量？多少媒體發(fā)稿？帶來多少銷售？

二、活動方案

活動一般分為以下幾個重要關(guān)節(jié)






















2.1、概念設(shè)計




舉辦論壇初心到底是什么？這個核心思想非常重要，決定著整個大會的調(diào)性、風(fēng)格、樣子、成或敗。拋開企業(yè)的品牌、Leads、轉(zhuǎn)化上的束縛，站在行業(yè)的角度，站在“上帝”的視角，去看看業(yè)內(nèi)的現(xiàn)狀、去想想客戶的痛點。華為戰(zhàn)略管理的模型“5看3定”，此時此刻也是非常適用的。




5看：看行業(yè)/趨勢、看市場/客戶、看競爭、看自己、看機(jī)會


3定：定控制點、定目標(biāo)、定策略




看行業(yè)/趨勢，大會的定位和主題就有了，隨之控制點也就出來了；看市場/客戶、看競爭、看自己，目標(biāo)人群、行業(yè)論壇的話題有了；定目標(biāo)、定策略；就需要結(jié)合企業(yè)的要求，明確好目標(biāo)及對應(yīng)的實現(xiàn)策略。




最后，會議概念，要有高度提煉的Slogan體現(xiàn)。好的slogan，需要具備對行業(yè)的洞悉和趨勢的判斷，更要順口好記。這要求你在對行業(yè)、公司了解的基礎(chǔ)上，也有一定的文字基礎(chǔ)。當(dāng)然，研究公司此前的slogan會對你很有幫助和啟發(fā)。








TIPS




Slogan常見范式

一、中式對仗：

• 萬物智聯(lián)，賦能無限；
• 大道至簡 創(chuàng)新致遠(yuǎn)
• 好車險，中華情
• 唯創(chuàng)變 礪新聲
• 撼視界 攬未來

二、諧音或藏頭詩（將公司的key words 用諧音形式附會到Slogan里）：

• 藝呼百應(yīng)；（愛奇藝）
• 一路U你（UC）
• 芯心相通 贏享未來 （芯片公司）
• 新時貸（網(wǎng)上貸款公司）

三、郎朗上口便于傳播(互聯(lián)網(wǎng)公司的風(fēng)潮) ：

• 這世界很酷（優(yōu)酷）

四、英文MIX 中文的

途be better （途家）

五：簡約直接（年輕化）

• 勢在必燃
• 新基因 新零售
• 預(yù)見未來
• 安全連接未來
• 時代之道

2.1、人群設(shè)計




辦論壇，首先要剖析人群的喜好。例如，你要舉辦一個開發(fā)者大會，那么就要先將開發(fā)者進(jìn)行分層，剖析不同階段的開發(fā)者的訴求，以及定位對應(yīng)的內(nèi)容策略。




對于技術(shù)管理者，參加會議更多的是驗證自己的想法，看看業(yè)內(nèi)其他家的做法，想想自己的團(tuán)隊及技術(shù)選型，面向這部分高端的、在企業(yè)中有決策權(quán)、有話語權(quán)的人群，要以趨勢和行業(yè)進(jìn)展為內(nèi)容的主要抓手。




對于一線的開發(fā)者，大多是技術(shù)產(chǎn)品的使用者，這部分人群很極客，非常崇拜技術(shù)大神，有 KOL 站臺，他們的眼光已經(jīng)被抓住了。他們很務(wù)實，有真心實意的、剖析的、真實的技術(shù)案例的經(jīng)驗和坑點，他們會來到現(xiàn)場學(xué)習(xí)。

2.2、環(huán)境設(shè)計

首先是場地的選擇。

一、公司附近。公司附近聚集著大量同行、上下游企業(yè)以及相關(guān)媒體，受眾準(zhǔn)，到場率也有保證。（舉個栗子，IT發(fā)布會青睞中關(guān)村附近，而金融投行則是CBD附近，不想出三環(huán)。）另外，離公司近，能省不少時間。




二、地鐵沿線。交通方便，保證嘉賓和媒體出席率。




三、停車場車位充足。方便與會者和VIP停車。




四、會場硬件達(dá)標(biāo)。首先，裝修風(fēng)格盡可能商務(wù)簡約，才能襯托論壇的主題；其次，主會場層高盡可能5米以上，大廳里最好沒有立柱；最后，敲黑板部分來了，場地一定要比你按人頭估算出面積大20%，因為論壇一定會設(shè)置舞臺區(qū)域。




五、特色體驗。有些場地的茶歇可以制作成精巧造型，讓嘉賓們體驗良好，會讓與會嘉賓樂于傳播。此可謂細(xì)節(jié)取勝。




為了讓活動看起來更有面子，那么就一定要在設(shè)計上下好功夫。活動逼格高，全靠設(shè)計撐。好設(shè)計不僅能讓活動體驗更好，更能增強(qiáng)傳播力。接下里我們就以簽到合影區(qū)和一些物料為例，告訴你一個美好的設(shè)計如何激發(fā)你分享的欲望。立體大字：將論壇的主題和主辦方的LOGO MIX在一起做一組立體大字，有任務(wù)的嘉賓必然會拍照留念。網(wǎng)絡(luò)熱詞：立體大字如果還不夠吸引人，再加幾組“網(wǎng)絡(luò)熱詞”來包裝把熱詞做成KT板拿在手里當(dāng)?shù)谰?，吸引受眾拍照?；訁^(qū)域：設(shè)置論壇大咖的經(jīng)典語錄或者是論壇上大咖即將會談到的主要話題在互動區(qū)域的板子上，使得傳播更為聚焦有趣。除此之外，在物料上的巧思，也可以大幅度提升逼格+傳播力。

2.3、流程設(shè)計請客吃飯，上菜自然要講究順序。前菜、開胃菜、主菜要分清先后主次，才能逐漸引導(dǎo)嘉賓的情緒，營造體驗、傳遞信息。如果你的老板請你匯報“流程是怎么設(shè)計的”，記住下面這幾句話，會讓你的匯報加分：“我們的開場很震撼”開場環(huán)節(jié)通常會有以下幾個設(shè)置：1開場視頻、2、開場音樂下主持人隆重登場、3、開場表演（舞蹈、情景?。?、開場視頻+互動表演（人屏互動等高科技）。一個很震撼的開場，能夠快速吸引大家的注意，并聚焦于有關(guān)論壇的討論。“我們請來了業(yè)內(nèi)最知名的大咖”震撼的開場和主持人致辭后，一般先請行業(yè)內(nèi)的大咖（最好有些政府或協(xié)會背景）作開場演講，分析經(jīng)濟(jì)大勢、解讀行業(yè)政策、指明行業(yè)趨勢，高屋建瓴，幫助提升正常論壇視野高度。 “我們的主演講干貨滿滿”主演講是指主辦方發(fā)表的主旨演講，是整場論壇需要傳遞的key massage核心信息。因此，其內(nèi)容最好充滿翔實的數(shù)據(jù)和鮮明的觀點，讓受眾充分感受到主辦方的實力和誠意。“我們的圓桌咖位很大”論壇都流行安排一個Panel環(huán)節(jié)（圓桌討論），請3-5名大咖在舞臺上的沙發(fā)就坐，在主持人的引導(dǎo)下，就此行業(yè)趨勢或新的解決方案從各自的領(lǐng)域和維度拋出論點和看法。Panel可以避免一言堂，使得大會的含金量提高。另外，媒體非常熱衷于報道Panel中不同觀點的強(qiáng)烈碰撞場面。注意會前和做Panel的大咖們?nèi)〉贸浞值臏贤ǎ懻摵屠斫馑麄兊挠^點，提前制作PPT:事先就要把大咖們有趣、重量級的KEYWORDS做成PPT。“我們的互動環(huán)節(jié)很有趣”論壇最后，建議設(shè)計一個Q&A環(huán)節(jié)，給與會觀眾一個參與提問的機(jī)會。大會氛圍會顯得輕松和民主。問題最好事先設(shè)定，這樣能確保問題涉及的范圍的廣度，以及問題的有趣程度。同時還要考慮大咖們是否愿意回答。2.4、內(nèi)容設(shè)計組織者要非常了解參會人心中的疑惑，再邀請行業(yè)內(nèi)各領(lǐng)域人士，探討觀點，提出解決方案。例如：“xx行業(yè)的未來十年”“在xx背景下，應(yīng)該如何面對xx”“xx問題的邏輯和解決之道”。

TIPS




開場視頻范式

開場視頻全千萬化，以下套路常見且容易操作的。

套路一：總分總，行業(yè)總體趨勢+本企業(yè)取得的成績+此成績對整體趨勢引導(dǎo)和升華+主視覺定幀。

套路二：時間軸，舉栗子：10年前如何，5年前如何，3年前又什么狀況，1年前是什么狀況?，F(xiàn)在是因為什么條件成熟，所以推出什么解決方案，接著出主視覺定幀。

套路三：社會責(zé)任，某個需求在社會中的至關(guān)重要性及解決的緊迫感，從頭到尾不帶出企業(yè)信息。出定幀主視覺才知道是哪個公司主辦的論壇。

套路四：數(shù)字化，引用行業(yè)中一系列的關(guān)鍵數(shù)字來聚焦出緊迫感和重要感，最后同樣出主視覺定幀。







2.5、傳播設(shè)計活動已有基本設(shè)計框架，接下來如何把“客戶”吸引來？客人分為兩種，一種是“嘉賓”，一種是“贊助商”。嘉賓一般可以從以下幾點來吸引：直面行業(yè)大咖、社交需求、知識學(xué)習(xí)。有了一批“種子嘉賓”后，同類嘉賓之間就可以產(chǎn)生“相互撬動”的作用，一兩位重量級嘉賓更可以獲得一批嘉賓的參與。對于贊助商來說，活動能給予他們好處，對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助，所以要把本次活動能給的權(quán)益明白地列舉出來，讓人一目了然，促進(jìn)銷售成單。為此，你可以把你的賣點制作成精良的前期傳播文案。除了邀請函外，還可以通過具有創(chuàng)意的倒計時海報、H5邀請函（如測試、小游戲）等方式來傳播活動，都能在朋友圈中招攬一波關(guān)注。后期傳播也是最重要的落腳點?；顒蝇F(xiàn)場，要為你邀請的媒體和KOL準(zhǔn)備好需要的新聞稿，活動流程及指南，公司或新產(chǎn)品介紹，有趣的小紀(jì)念品，車馬費等，這些是需要在簽到時給到媒體，以保證傳播口徑統(tǒng)一。

三、活動籌備

在活動方案階段，主要是產(chǎn)生了各種活動的設(shè)計文檔和“圖紙”。在籌備階段，主要是為了實現(xiàn)“方案”而籌備“資源”。




活動經(jīng)常需要的資源包括：服務(wù)、物資、信息、政策許可等各類資源的篩選、溝通、共建方案等環(huán)節(jié)。為了保證各方面資源推進(jìn)有條不紊，核心是管理好交付物的標(biāo)準(zhǔn)，以及一張甘特圖，保證質(zhì)量和按時完成。下方是某大型活動的甘特圖示例：

環(huán)境設(shè)計籌備：

四、活動執(zhí)行

將資源籌備到位后，在最后的執(zhí)行環(huán)節(jié)，項目組需要保障每一項資源都按照計劃正常執(zhí)行，首先要確定好項目組成員的：

• 指標(biāo)考核
• 組織結(jié)構(gòu)和角色
• 決策標(biāo)準(zhǔn)
• 評審、操作規(guī)范、政策
• 獎勵、激勵、報酬

現(xiàn)場執(zhí)行時最重要的組織原則是負(fù)責(zé)人制。核心人員要形成工作組，“一人盯一事，事事有唯一負(fù)責(zé)人”。常見的現(xiàn)場負(fù)責(zé)人安排包括：




TIPS




現(xiàn)場負(fù)責(zé)人安排

一般要在幾個大環(huán)節(jié)設(shè)置負(fù)責(zé)人：

• 現(xiàn)場負(fù)責(zé)人：整體把控現(xiàn)場整體情況
• 主會場負(fù)責(zé)人：監(jiān)督主會場內(nèi)部的大事小情嚴(yán)格執(zhí)行，保證嘉賓體驗
• 控臺負(fù)責(zé)人：對于舞臺所有流程、視頻、燈光、音頻進(jìn)行掌控。
• 前臺負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)嘉賓簽到體驗、安保有序。
• VIP負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)VIP客戶、演講嘉賓的迎來送往。
• 搭建負(fù)責(zé)人：除主會場外，最重要的板塊負(fù)責(zé)人。搭建質(zhì)量決定了設(shè)計是否能夠落地，繼而決定了活動的逼格。搭建也要嚴(yán)格控制進(jìn)度，確保在活動開始前，把場地交付。
• 物料負(fù)責(zé)人：物料運輸、管理、發(fā)放、回收。
• 攝影攝像同傳速記負(fù)責(zé)人：對接好活動記錄人員，安排記錄重點moment。
• 媒體負(fù)責(zé)人：接待媒體，并對傳播稿量負(fù)責(zé)。

因此需要提前規(guī)劃好執(zhí)行人員的每一項具體動作，形成可操作的手冊和文件，常見的文件需要描述：

• 目的（為何存在這個流程）
• 依據(jù)（遵循原則）
• 程序（優(yōu)先順序）
• 表單（過程記錄、資料收集）
• 報表（結(jié)果輸出）
• 權(quán)責(zé)（分層負(fù)責(zé)）
• 辦法（說明條文）
• 檢查點（流程關(guān)鍵點）
• 衡量標(biāo)準(zhǔn)

為了保證員工知曉自己的職責(zé)，有必要對他們進(jìn)行一定的培訓(xùn)（以下為某活動攝影師培訓(xùn)文檔）。







需要特別注意的是，在搭建及彩排工作結(jié)束后，建議再召集各個版塊的工作人員一起開一個現(xiàn)場碰頭會。同步信息，查漏補缺，非常關(guān)鍵。

1、搭建檢查：急需要添加的贊助方的LOGO貼字？某個背景板前亮度不夠需要調(diào)整等等2、彩排流程：沒有提交到控臺視頻和PPT還有幾個？由誰負(fù)責(zé)到位？幾點到位？同步更新的流程同步參會大咖名單主持人詞最后的修改確定負(fù)責(zé)人：論壇正式的各個口的負(fù)責(zé)人員的最后確認(rèn)。3、鼓勵士氣。

然而就算是再細(xì)致的部署也可能存在各種意外事件，所以在活動前，要對于一些常見的、大概率發(fā)生的事件有所預(yù)判。試想一下，如果你的演講大咖在論壇已經(jīng)開始時，因為種種原因，還沒有到位，你要怎么辦？這里就要考察你的現(xiàn)場反應(yīng)能力：

1、時間預(yù)估：將此演講大咖到達(dá)現(xiàn)場的時間做最遲的預(yù)估，將他放置本環(huán)節(jié)的最末位登臺2、快速同步：同步給主持人、流程控制臺以及下面順次演講嘉賓3、內(nèi)容調(diào)整：主持人要修改主持詞、控臺負(fù)責(zé)人馬上將此人的演講資料拉成最后一個。




以上就是組織一場論壇活動的一般框架，希望能夠幫助到你。祝大家活動順利！

附：264高峰論壇活動策劃方案（35份）

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方案來源：264高峰論壇活動策劃方案