挑選文檔協(xié)作工具的技巧

時(shí)間：2023-05-06 20:51:01 | 來(lái)源：網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)

時(shí)間：2023-05-06 20:51:01 來(lái)源：網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)

挑選文檔協(xié)作工具的技巧：在信息爆炸的今天，我和身邊很多朋友都面臨著信息過(guò)載、溝通不便的問題，越來(lái)越多的企業(yè)和個(gè)人選擇了文檔協(xié)作工具來(lái)管理信息。效率是與日俱增的，就像我們從一開始就淘汰了紙筆，轉(zhuǎn)而用電腦記錄，文檔協(xié)作工具也開始流行起來(lái)。

普及文檔協(xié)作的理由是什么？效率更高，邏輯更清晰，收集更簡(jiǎn)單，讓我們能在浩瀚的信息海洋中找到容身之處。但是很多人可能會(huì)覺得使用文檔協(xié)作工具很麻煩，已經(jīng)有超過(guò)5位朋友向我請(qǐng)教如何選擇工具了。于是他寫了一封信，一來(lái)可以直接發(fā)給不能合作的人，二來(lái)也是一箭雙雕。

如何選擇一個(gè)高效、實(shí)用的文檔協(xié)作工具？

有了好的工具，就能事半功倍！

既然在線協(xié)作工具是如此的實(shí)用，那么企業(yè)和團(tuán)隊(duì)又該如何選擇一款真正適合、高效實(shí)用的在線協(xié)作工具呢？以下是小編的一些小貼士：

1.首先要明確團(tuán)隊(duì)的需要和目標(biāo)

挑選任何一種商品，決不能盲目。同樣的，選擇工具。在選擇一款真正實(shí)用的在線協(xié)作工具之前，首先要了解團(tuán)隊(duì)成員的需求，了解協(xié)作的目的。只有這樣，他才能在搜索的時(shí)候，有針對(duì)性的選擇。

2.是否提供試用

免費(fèi)試用，可以幫助團(tuán)隊(duì)成員對(duì)相關(guān)工具進(jìn)行全面的測(cè)試和了解，從而判斷是否值得購(gòu)買。所以，在選擇的時(shí)候，采購(gòu)或者挑選人員需要考慮一些工具提供免費(fèi)試用或者免費(fèi)版本。

3.了解學(xué)習(xí)工具的困難程度

一個(gè)協(xié)作工具，必然需要所有團(tuán)隊(duì)成員的參與和使用。而簡(jiǎn)單易用的工具，更有利于團(tuán)隊(duì)合作。

4.注意比價(jià)

在選擇工具時(shí)，價(jià)格常常是一個(gè)重要因素。采購(gòu)或挑選人員，需要根據(jù)具體情況，多方比較，做出取舍。

5.資料安全嗎？要備份嗎？

為了保證在線項(xiàng)目數(shù)據(jù)的安全，在選擇工具之前，必須明確：工具是否具有安全保密功能和數(shù)據(jù)備份功能。

6.關(guān)于工具售后服務(wù)和客戶支持的信息

沒有什么工具是沒有缺點(diǎn)的?？蛻糁С衷诔霈F(xiàn)問題時(shí)起到了至關(guān)重要的作用。另外，售后服務(wù)也是一項(xiàng)重要的加分項(xiàng)目。

總之，工具的選擇，也要根據(jù)公司或團(tuán)隊(duì)的具體需要和目標(biāo)，選擇合適的工具。

下面小編給大家盤點(diǎn)了幾個(gè)高效實(shí)用的文檔協(xié)作工具，根據(jù)自己的情況來(lái)選擇。

Teambition

Teambition是以云服務(wù)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目協(xié)作工具。創(chuàng)建項(xiàng)目之后，可以通過(guò)功能模塊，如“任務(wù)板”，“分享墻”，“文件庫(kù)”?？梢栽谌蝿?wù)板上創(chuàng)建任務(wù)，與團(tuán)隊(duì)成員共同推動(dòng)任務(wù)的進(jìn)展。在這個(gè)“分享墻”中，你可以與團(tuán)隊(duì)成員分享并交流想法。您可以通過(guò)“文件庫(kù)”與大家共享文件?？傮w來(lái)說(shuō)，團(tuán)隊(duì)的功能還是比較完善的，基本上能夠滿足中小團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目協(xié)作的需要。

Teambition同時(shí)擁有網(wǎng)頁(yè)， Mac/windows和 iOS/安卓應(yīng)用程序。Teambition的基本功能是免費(fèi)的，企業(yè)版需要付費(fèi)，每年249元，付費(fèi)版可以享受更多功能，如權(quán)限管理，企業(yè)周報(bào)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。對(duì)于小型團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，免費(fèi)版本已經(jīng)足夠了。

Slack

Slack是企業(yè)內(nèi)部通信協(xié)作工具，可以稱得上是郵件殺手，其目的是把企業(yè)內(nèi)部的所有交流方式整合在一起。Slack有即時(shí)通訊功能，您可以直接與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行交流。此外， Slack整合了超過(guò)80種工具產(chǎn)品，包括郵件， IM, Asana, Github等等，這些工具收集的信息可以通過(guò) Slack整合到 Slack中，從而實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部所有的交流。此外， Slack還集成了文件共享系統(tǒng)，包括 Slack、 Google Doc和 Dropbox中的文件，這些文件可以通過(guò)內(nèi)置的搜索工具進(jìn)行搜索。

Slack同時(shí)擁有網(wǎng)頁(yè)、視窗桌面、 iOS和安卓應(yīng)用。Slack目前有免費(fèi)版，標(biāo)準(zhǔn)版（每月6.67美元）和加強(qiáng)版（每月12.5美元）。對(duì)于小型團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，免費(fèi)版本已經(jīng)足夠了。

Baklib

Baklib是一款簡(jiǎn)單易用的在線寫作工具，它可以在線制作產(chǎn)品手冊(cè)，幫助中心， FAQ, Guide，知識(shí)庫(kù)，產(chǎn)品介紹，開發(fā)文檔，在線手冊(cè)，發(fā)布在網(wǎng)站上，幫助團(tuán)隊(duì)協(xié)作，學(xué)習(xí)培訓(xùn)，文化建設(shè)，幫助企業(yè)數(shù)字化知識(shí)管理升級(jí)。

操作簡(jiǎn)單，十分鐘就能建立一個(gè)網(wǎng)站（空間），二級(jí)域名的個(gè)性化設(shè)置，強(qiáng)大的在線編輯功能，可以即時(shí)寫入，即使網(wǎng)頁(yè)突然關(guān)閉，也能立即恢復(fù)內(nèi)容，快速響應(yīng)；對(duì)于網(wǎng)站（空間）的權(quán)限設(shè)置（私密性、公開性和口令存?。_保數(shù)據(jù)安全；內(nèi)容展示界面劃分了多個(gè)欄目，便于查看和管理內(nèi)容；并支持多種設(shè)備在線同步編寫存儲(chǔ)；全文檢索功能，快速查找所需內(nèi)容。

Baklib的線上宣傳能力也很強(qiáng)，疫情期間，他不能出門見客戶，那么該怎么跟客戶溝通產(chǎn)品、介紹公司呢？Baklib可以幫助創(chuàng)建產(chǎn)品手冊(cè)和公司宣傳手冊(cè)，創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)站，用戶只需要把網(wǎng)站分享給客戶，就能看到公司的產(chǎn)品情況，幫助客戶進(jìn)行線上營(yíng)銷。

以上就是我個(gè)人認(rèn)為比較適合中小團(tuán)隊(duì)使用的協(xié)作工具，如果大家有其他適合中小團(tuán)隊(duì)的協(xié)作工具，歡迎留言。

Baklib使用地址：