如何高效率整理電腦上的文件 ？

時(shí)間：2023-11-25 09:42:02 | 來(lái)源：網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)

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如何高效率整理電腦上的文件 ？：

作者：XNOM

計(jì)算機(jī)時(shí)代，文件管理是任何人都繞不過(guò)去的檻。如何有效地管理文件，以此提升工作效率，是每個(gè)人都應(yīng)該重視的問(wèn)題。本文旨在分享筆者在個(gè)人文件管理上的思路。

文件管理，本質(zhì)上是文件的整理排序、備份保存和同步分享。因此，在我的個(gè)人文件管理體系構(gòu)建思路中，三個(gè)重要關(guān)鍵詞就是：秩序、容災(zāi)（安全）和同步。

為什么要構(gòu)建文件管理體系

文件，實(shí)際上就是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，用戶的程序和數(shù)據(jù)。它是每個(gè)用戶的數(shù)字資產(chǎn)。對(duì)于個(gè)人專有的數(shù)據(jù)，是每個(gè)人的無(wú)價(jià)之寶。一套成熟的個(gè)人文件管理體系，能幫助用戶容易查找、方便分享、妥善保存。只有在這樣的體系下，才能言及提高效率，并且在關(guān)鍵時(shí)刻保護(hù)數(shù)據(jù)避免損失。

有人說(shuō)，人的一生要浪費(fèi)三分之一的時(shí)間在尋尋覓覓上。如果文件管理混亂，檢索文件會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間。人生有無(wú)數(shù)可能，去寫(xiě)作、去旅行、去拍照，不要浪費(fèi)時(shí)間在找文件上。

舉個(gè)情境例子。度假時(shí)，接到上級(jí)通知，需要對(duì)文章進(jìn)行修改，并交 BOSS 審閱后發(fā)布。這是工作中十分常見(jiàn)的情境?，F(xiàn)在假設(shè)用戶 A，有自己的一套文件管理體系，文件有序、保管妥善、同步高效。用戶 B，沒(méi)有建立文件管理體系，文件存放混亂、保管也很隨意，也沒(méi)有做好文件同步。我們來(lái)模擬一下兩人實(shí)現(xiàn)如上情境的工作流程。

• 用戶 A，回到酒店，打開(kāi)電腦，登錄網(wǎng)頁(yè)版云端，下載文章，修改好，上傳文章。致電 BOSS 秘書(shū)：請(qǐng)打開(kāi)我的電腦，在 X 盤(pán)、Y 目錄、Z 子目錄下，找到修改好的名為 XYZ 文章，打印交 BOSS 審閱。審閱完畢后，將 BOSS 批注的文檔放回 Z 子目錄。用戶 A 同步后，檢查后發(fā)布。
• 用戶 B，回到酒店，致電 BOSS 秘書(shū)，請(qǐng)你打開(kāi)電腦，在這里找文章……沒(méi)有找到？可能在那里里……如此交流十五分鐘、遍歷數(shù)個(gè)文件夾目錄后終于找到文章，請(qǐng)秘書(shū)電郵，修改后電郵回復(fù)，請(qǐng)秘書(shū)打印，交 BOSS 審閱，回傳文章，檢查發(fā)布。

在這兩個(gè)截然不同的流程中，可以很輕松地發(fā)現(xiàn)：用戶 A，前后秘書(shū)只執(zhí)行了打印、交審閱的工作步驟，整個(gè)工作流程井然有序，并且不容易出錯(cuò)；而用戶 B，秘書(shū)執(zhí)行了被遙控查找文件、郵件來(lái)回、打印、交 BOSS 審閱共5個(gè)步驟，而且遙控查找文件環(huán)節(jié)和電郵來(lái)回環(huán)節(jié)，極易因意外出錯(cuò)。

所以，一個(gè)成熟的文件管理體系，不論是之于自己提高效率、還是之于同事朋友節(jié)省時(shí)間，都有十分可觀的收益。如果你還沒(méi)有構(gòu)建起自己的文件管理體系，不如參考這篇文章，結(jié)合個(gè)人實(shí)際，從現(xiàn)在起，就開(kāi)始培養(yǎng)好習(xí)慣，做好文件管理，提高工作效率。

第一個(gè)關(guān)鍵詞 ：秩序

秩序，顧名思義，就是文件的分類、命名和歸檔。如果將整個(gè)文件管理體系形容為一個(gè)圓，那么秩序一定占據(jù)了半個(gè)圓，容災(zāi)和同步占據(jù)另外半個(gè)圓。

在正式構(gòu)建文件管理體系的秩序之前，需要了解兩個(gè)文件管理的思路。

• 第一種思路是：InBox → 歸檔。這個(gè)思路是借鑒的 Gmail 的郵件歸檔。意思是，所有的未處理文件，都統(tǒng)一存放在 Inbox 里，文件處理完畢后，按照文件類型、文件重要性等規(guī)則，各歸各家，移動(dòng)到相應(yīng)的歸檔目錄中。
• 第二種思路是：生產(chǎn) → 歸檔。這個(gè)思路的意思是，在各個(gè)分類目錄中直接創(chuàng)建文件。在文件產(chǎn)生之時(shí)，就是分類歸檔狀態(tài)。

兩種思路都是有效的文件管理方式。可根據(jù)自己的習(xí)慣選擇也可以結(jié)合在一起使用。

文件分類

文件分類的重要原則：區(qū)分大類，放棄小類。通俗的解釋就是：不要丟了西瓜撿芝麻。

人的精力是有限的，刻意追求文件的細(xì)致分類，不僅提高了歸檔流程的復(fù)雜程度，也提高了查找文件流程的復(fù)雜程度，對(duì)于重要文件的容災(zāi)備份，在細(xì)致分類下也很難完成，這與本文提高效率節(jié)省時(shí)間精力的主旨明顯背道而馳。

在 Windows 系統(tǒng)中，給出的默認(rèn)文件分類，其實(shí)就很適合大多數(shù)人：Document / Picture / Video / Music / Desktop　/ Download / application。我在這個(gè)基礎(chǔ)上，做了一些修改。

如上圖。區(qū)分大類很容易理解。放棄小類是什么意思呢？比如一般人劃分到音樂(lè)這一類之后，就不需要再分類了。如果是音樂(lè)愛(ài)好者，則可以在音樂(lè)下再分出男歌手、女歌手，搖滾、鄉(xiāng)村等等子類別。電影同理。

這是個(gè)人的文件分類。每個(gè)人的工作內(nèi)容不同，同樣需要對(duì)工作文件進(jìn)行分而類。比如：調(diào)研報(bào)告、客戶需求、結(jié)案報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、差旅報(bào)銷單據(jù)、表本簿冊(cè)等等分類。根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行分類。

目錄結(jié)構(gòu)

實(shí)際上，目錄結(jié)構(gòu)大體上等同于文件分類。但和具體的文件分類有一些區(qū)別。如果說(shuō)文件分類像是挑挑揀揀，目錄結(jié)構(gòu)就是分門(mén)別類。

構(gòu)建良好、和諧、有序的目錄結(jié)構(gòu)

兩條重要的基礎(chǔ)原則：

• 通用性：目錄結(jié)構(gòu)要符合大眾的認(rèn)知，自己能看懂，別人也要能看懂。
• 可擴(kuò)展性：即使是同一個(gè)人每個(gè)階段的興趣愛(ài)好、學(xué)習(xí)計(jì)劃等等都不盡相同。目錄結(jié)構(gòu)必須能夠隨時(shí)擴(kuò)展，以適應(yīng)新的需求。

使用同一個(gè)維度對(duì)目錄進(jìn)行分類

對(duì)目錄的分類，是為了讓整棵目錄樹(shù)更符合人類的邏輯思維。邏輯思維的方法通常是:

1. 分析與綜合；
2. 分類與比較；
3. 歸納與演繹；
4. 抽象與概括。

將邏輯思維運(yùn)用在文件分類上，就是先分析分類后歸納概括:

• 分析分類：分析文件屬性，確定它們的分類；
• 歸納概括：將屬性相同的文件，放入類目目錄。

那么，如何分析文件屬性，進(jìn)行分類歸納呢？如果引入MECE分析法就很容易理解了。

MECE 分析法（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），中文意思是「相互獨(dú)立，完全窮盡」。 也就是對(duì)于一個(gè)重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠借此有效把握問(wèn)題的核心，并解決問(wèn)題的方法。

「相互獨(dú)立(ME)」意味著問(wèn)題的細(xì)分是在同一維度上并有明確區(qū)分、不可重迭的，「完全窮盡(CE)」 則意味著全面、周密。

舉個(gè)例子，比如音樂(lè)分類，按歌手性別分為男歌手和女歌手，是 MECE 的；

按音樂(lè)類別分為搖滾、爵士、民謠等等，也是 MECE 的；

按語(yǔ)言分為外語(yǔ)、粵語(yǔ)、閩南語(yǔ)等等，也是 MECE 的；

按地理位置分為歐美、日本、港澳、臺(tái)灣、內(nèi)地也是 MECE 的。

但如果你分為流行、經(jīng)典、網(wǎng)絡(luò)、KTV、汽車這樣的，分類即會(huì)有遺漏，也會(huì)有重復(fù)，就非 MECE 了。

所以，目錄，一定要在相同的維度上分類，有時(shí)候，我們的分類可能無(wú)法做到完全窮盡，也一定要保證做到相互獨(dú)立。否則，隨著時(shí)間的推移，你一定會(huì)陷入一個(gè)文件不知?dú)w類到哪個(gè)目錄合適的窘境。

按照一些文件不同的屬性構(gòu)建不同的目錄樹(shù)

上文對(duì)文件進(jìn)行的分類，經(jīng)過(guò)分析，會(huì)發(fā)現(xiàn)每種文件都有自己相對(duì)更突出的屬性。比如文檔、照片、財(cái)報(bào)，有更強(qiáng)的時(shí)間屬性，那么我們就可以構(gòu)建一棵以時(shí)間為父目錄的目錄樹(shù)，存放這類文件；比如素材、媒體文件，有更強(qiáng)的類目屬性，那么我們就可以構(gòu)建一棵以類目為父目錄的目錄樹(shù)，用以存放這類文件。

這樣做的好處是，具備比較好的可擴(kuò)展性。照片、文檔我們就按年為單位不斷擴(kuò)展下去，保留最新3年，舊的存檔就可以了。素材和媒體文件，則是屬于任何時(shí)間都可能需要用到，且無(wú)所謂創(chuàng)建時(shí)間的文件，就按類別不斷積累就可以了。

目錄結(jié)構(gòu)分類的其他原則

• 目錄層數(shù)盡可能少，一般來(lái)說(shuō)，父子孫三級(jí)目錄就夠用了。層級(jí)越多，檢索文件時(shí)需要遍歷的文件夾就越多，花費(fèi)的時(shí)間也越多。
• 某個(gè)類別的常用目錄應(yīng)該適當(dāng)提高目錄層級(jí)的權(quán)重。
• 利用 InBox → 歸檔的思路，創(chuàng)建 InBox 目錄，存放不能及時(shí)整理歸檔，或者暫時(shí)不知如何分類的臨時(shí)文件。

文件命名

未經(jīng)命名的文件毫無(wú)意義

在文件管理體系中，文件命名是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。未經(jīng)命名的文件是沒(méi)有意義的。就好比天文學(xué)中，每一顆被人類發(fā)現(xiàn)的天體，都會(huì)被命名。那些沒(méi)被命名的天體都是沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)的，對(duì)于人類的認(rèn)知來(lái)說(shuō)，就是不存在和沒(méi)有意義的。

像 xn_483784@596w_1l.jpg、J0UPIHT2R.doc 這樣的文件，在文件管理體系中，就是毫無(wú)意義的。因?yàn)槟慵礋o(wú)法通過(guò)文件名知道文件的大體內(nèi)容，也無(wú)法通過(guò)搜索應(yīng)用來(lái)找到它。所以，文件命名就像是為文件進(jìn)行編碼，用語(yǔ)言、數(shù)字和符號(hào)，來(lái)賦予文件名意義。

所以，對(duì)文件命名的指導(dǎo)思想就是：將文件內(nèi)容反映在文件名上，為文件賦予意義。

文件命名的規(guī)范

• 唯一且格式統(tǒng)一：唯一很好理解，任一文件不應(yīng)該重名；格式統(tǒng)一則是需要建立一套統(tǒng)一的命名規(guī)則。比如，命名規(guī)則為：人物-事件-地點(diǎn)-時(shí)間-描述-序列號(hào)。
  
• 人物：就是文件的所屬人或描述的主體。
• 事件：就是文件主體名稱，描述文件是什么或者文件記錄的是什么。
• 地點(diǎn)：文件創(chuàng)建的地點(diǎn)或者描述的地點(diǎn)。
• 時(shí)間：文件創(chuàng)建的時(shí)間或者描述的時(shí)間。
• 描述：對(duì)文件內(nèi)容的附加描述。
• 序列號(hào)：版本號(hào)、序號(hào)。

舉例來(lái)說(shuō)，張三_年度_財(cái)務(wù)報(bào)表_1.2.xlsx，2019 是指文件描述的時(shí)間；張三是文件的所屬人；財(cái)務(wù)報(bào)表是事件，說(shuō)明文件記錄的是什么；年度則是附加描述，說(shuō)明這是年度報(bào)表而不是季度或月報(bào)表；1.2 則是文件的序列號(hào)，說(shuō)明這是第三個(gè)修改版本。
再舉例來(lái)說(shuō)，張三_杭州_家庭旅游_001.jpg，時(shí)間、誰(shuí)、在哪里、干什么、編號(hào)。張三_廣告策劃_簡(jiǎn)歷.doc，誰(shuí)、附加描述、是什么。
上述例子中的下劃線，在實(shí)際情況下是沒(méi)有必要的，這里僅做方便說(shuō)明分隔之用。

• 如果需要分隔文件名的關(guān)鍵詞，用下劃線，而不是空格。
• 如果需要以英文字母命名，使用小寫(xiě)字母，而不是大小寫(xiě)混用。
• 在文件名末尾引入文件版本管理和文件編號(hào)。
• 不同場(chǎng)景不同需求，靈活運(yùn)用規(guī)則進(jìn)行命名。比如從同事處接收的文檔，就保持源文件名，這樣能夠方便協(xié)同工作。

利用工具輔助文件管理

在文件分類、文件管理、文件檢索三個(gè)方面，分別分享一個(gè)我認(rèn)為最好的應(yīng)用。這里有前人總結(jié)和分享的教程，就不再贅述了。

利用 DropIt 自動(dòng)分類歸檔文件

DropIt，是一個(gè)指定好文件分類規(guī)則，就可以幫助用戶自動(dòng)將文件按既定規(guī)則分門(mén)別類歸檔入設(shè)定好的文件夾的應(yīng)用。這對(duì)于有著「InBox → 歸檔」習(xí)慣的用戶來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)直是量身定做，一勞永逸。

用 DropIt 打造全自動(dòng)的 Windows 文件管理體系

利用 Total Commander 協(xié)助文件管理

Total Commander，簡(jiǎn)稱 TC，是一個(gè)老牌的雙窗口第三方文件管理器。它的特點(diǎn)是，只要你學(xué)會(huì)并且習(xí)慣了之后，你所有的文件操作，幾乎都可以通過(guò)鍵盤(pán)完成，無(wú)需用到鼠標(biāo)。操作直覺(jué)、快捷、精準(zhǔn)，一旦上手，就再也回不去簡(jiǎn)陋的 Windows 資源管理器了。

Total Commander 系列教程：TC 學(xué)堂

利用 Listary 快速檢索文件

檢索文件方面，我認(rèn)為 Listary 相比于 Everything 更加適合參與到文件管理體系中來(lái)。

最佳第三方快速啟動(dòng)工具 Listary

第二個(gè)關(guān)鍵詞：容災(zāi)

容災(zāi)，就是文件的存檔和資料數(shù)據(jù)的保存、備份，并且通過(guò)部署，在「意外」出現(xiàn)后，能迅速恢復(fù)。

在文件管理體系中，引入「容災(zāi)」的概念，似乎有些沉重了。但對(duì)于無(wú)價(jià)的數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，再沉重也遠(yuǎn)遠(yuǎn)好過(guò)丟失。

對(duì)文件資料進(jìn)行重要性分類

在部署文件系統(tǒng)的容災(zāi)備份前，首先要做的是本文第一部分的內(nèi)容。你的文件，首先是要有秩序的。然后，再對(duì)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行一次「重要性分類」。

• 重要 獨(dú)有：個(gè)人照片及視頻，文章及素材；筆記及日記；財(cái)務(wù)報(bào)表……這類屬于個(gè)人的核心資料，是必須確保萬(wàn)無(wú)一失的。
• 不重要 獨(dú)有：一些稀奇古怪不知是否重要的個(gè)人資料。(按照資源論來(lái)說(shuō)，越稀缺越重要，所以，獨(dú)有的通常是重要的。但就個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，每個(gè)人都或多或少會(huì)有一些這類文件。所以，雖然這樣分類可能有待商榷，但姑且還是分一類。)
• 重要 非獨(dú)有：主要是工作文檔，比如工作中和同事協(xié)同創(chuàng)作的文章、代碼等等。你有一份，同事也有一份。這類資料，雖然丟失后花費(fèi)一定代價(jià)可以找回，但也應(yīng)做好同步備份。
• 不重要 非獨(dú)有：一切網(wǎng)上能下載到的音樂(lè)、電影、圖片、軟件……這類屬于可有可無(wú)的資料，即時(shí)丟失，也能重新找回。

文件保存的幾個(gè)方案

文件保存，依舊要遇到永恒的邏輯對(duì)立問(wèn)題：可靠性和代價(jià)的對(duì)立。代價(jià)包含：金錢(qián)、時(shí)間、精力。比如下表:

• 冷盤(pán)指的是，磁盤(pán)插電存儲(chǔ)好數(shù)據(jù)后，斷電妥善保存。冷盤(pán)不是指的移動(dòng)硬盤(pán)；但移動(dòng)硬盤(pán)可以充當(dāng)冷盤(pán)。
• 熱盤(pán)指的是，長(zhǎng)期插電使用的磁盤(pán)。比如電腦中的磁盤(pán)，長(zhǎng)期插電使用的硬盤(pán)。
• 家庭 NAS 和本地?zé)岜P(pán)不同的在于，家庭 NAS 是多塊熱盤(pán)的陣列。根據(jù)陣列的不同，可靠性和代價(jià)成正比。
• 異地指的是，將存儲(chǔ)好的冷盤(pán)在異地存放。
• 本地指的是，磁盤(pán)在本地存放。

首先，根據(jù)文件的重要性，選擇高可靠的方式保存。比如，對(duì)于核心數(shù)據(jù)文件，需要在異地冷盤(pán)、本地冷盤(pán)、NAS、熱盤(pán)中都留有一份存檔。

然后按照文件的常用性，選擇方便易用的方式保存。

其實(shí)，綜合上表，大家其實(shí)能夠發(fā)現(xiàn)，又可靠又方便的文件保存方式，就是 NAS。最大的問(wèn)題，在于金錢(qián)的代價(jià)。NAS 要獲得更高的可靠性，往往要付出成倍的金錢(qián)。

在經(jīng)濟(jì)允許的情況下，非常推薦家庭 NAS 的文件保存方案。經(jīng)濟(jì)條件不允許的情況下，使用復(fù)數(shù)張移動(dòng)硬盤(pán)，充當(dāng)本地冷盤(pán)保存文件，也能獲得很高的可靠性和較高的易用性。

關(guān)于 NAS 如何獲得較高可靠性和磁盤(pán)陣列就不在本文討論范圍。感興趣的朋友自行搜索或參考 RAID 磁盤(pán)陣列是什么。

磁盤(pán)的健康管理

重要文件存在磁盤(pán)里。重要文件是無(wú)價(jià)的。得出結(jié)論，磁盤(pán)是無(wú)價(jià)的。

磁盤(pán)無(wú)價(jià)，健康管理就顯得尤為重要。那么如何判斷磁盤(pán)是否健康？

一般情況下，一塊磁盤(pán)的壽命在 3 至 5 年之間。極端的也偶爾有 10 年內(nèi)不壞的，也偶爾有 6 月就報(bào)銷的。根據(jù)使用強(qiáng)度，磁盤(pán)壽命也有會(huì)比較明顯的變化。

磁盤(pán)壽命終了前，通常會(huì)有一些征兆，此時(shí)就要高度注意了。當(dāng)然，更多的時(shí)候是沒(méi)有征兆直接掛掉。這也是容災(zāi)管理的重要性所在。

• 電腦使用時(shí)頻繁藍(lán)屏，并且錯(cuò)誤代碼與磁盤(pán)有關(guān)。
• 磁盤(pán)異響。
• 讀寫(xiě)文件出現(xiàn)明顯延遲。比如復(fù)制文件時(shí)出現(xiàn)「冗余錯(cuò)誤」。
• 文件莫名丟失或損壞。

不限于如上現(xiàn)象。只要磁盤(pán)出現(xiàn)異于通常情況的現(xiàn)象，都要引起重視。

一些值得注意的方面：

• 重要文件不要長(zhǎng)期存放在 U 盤(pán)里。U 盤(pán)的損壞率非常高。一定要將 U 盤(pán)中的文件及時(shí)備份。存儲(chǔ)卡同理。
• 插電狀態(tài)的移動(dòng)硬盤(pán)一旦跌落:立即標(biāo)記它的健康狀況下降一個(gè)級(jí)別，并且立即備份里面的文件。不能再用來(lái)充當(dāng)本地冷盤(pán)。不能再長(zhǎng)期存放重要文件。
• 如果使用移動(dòng)硬盤(pán)充當(dāng)本地冷盤(pán)，除了備份和恢復(fù)時(shí)，不要插電使用。

另外，雖然用處不大，但定期使用 HD Tune、DiskGenius 等等應(yīng)用查看磁盤(pán)狀況，對(duì)于提前感知磁盤(pán)的問(wèn)題還是有所裨益的。

總結(jié)來(lái)說(shuō)，就是，善待磁盤(pán)，它也會(huì)善待你。

第三個(gè)關(guān)鍵詞：同步

同步，就是利用網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)，對(duì)文件實(shí)現(xiàn)不同電腦間的同步更新，使其一致化、統(tǒng)一化。文件的同步，對(duì)于提高工作效率有著十分重要的意義。

需要同步的文件，大多數(shù)是使用頻次高的文件。

哪些文件適合同步

• 需要即時(shí)更新的文件。例如正在處理中的文檔、寫(xiě)作到一半的文章、處理到一半的 .PSD 文件……
• 某些應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。例如 KeePass 的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，通過(guò)同步，可以實(shí)現(xiàn)多臺(tái)電腦密碼管理的統(tǒng)一、一致。
• 需要分享的文件。例如家庭生活照片、朋友聚會(huì)照片……
• 需要協(xié)同處理的文件。例如家庭財(cái)務(wù)報(bào)表、團(tuán)隊(duì)協(xié)作的代碼、頭腦風(fēng)暴的紀(jì)錄、會(huì)議紀(jì)要、思維導(dǎo)圖……

涉及隱私的文件一定要引入加密

同步文件，自然是存儲(chǔ)在第三方云里。既然是第三方，則必須遵循不可信原則。不可信并非完全不相信，而是保持審慎的態(tài)度、有保留地相信。

那么，對(duì)于一些涉及隱私，但又有同步需求的文件，比如家庭財(cái)務(wù)報(bào)表、生活照片等。

對(duì)于同步的文件，類似于 Verarypt 這樣創(chuàng)建虛擬盤(pán)符的加密應(yīng)用是不太合適了。

使用 Encrypto 對(duì)文件進(jìn)行加密

Encrypto 是一款功能簡(jiǎn)單易用、安全性高且界面精致的跨平臺(tái)文件加密應(yīng)用，支持 Windows 與 macOS 系統(tǒng)，完全免費(fèi)。

Encrypto 使用了高強(qiáng)度 AES-256 加密算法，這是目前密碼學(xué)上最流行的算法之一，廣泛應(yīng)用在軍事領(lǐng)域，文件被破解的可能性幾乎為零，安全性極高。

采用了 AES-256 加密算法的應(yīng)用包括: 1Password、KeePass、LastPass，以及上文提到的 VeraCrypt。

Encrypto 使用非常簡(jiǎn)單。通過(guò) Encrypto 加密后的文件會(huì)變成一個(gè)以 .crypto 為后綴的單文件。解密也非常簡(jiǎn)單，正確輸入密碼，文件就被還原。

重點(diǎn)在于，跨平臺(tái)。Win 或 Mac 版 Encrypto 都能解密 .crypto 文件。

使用 7-Zip 對(duì)文件進(jìn)行加密

不想額外使用加密應(yīng)用？7-Zip 是幾乎人人都會(huì)使用的壓縮應(yīng)用。

右鍵需要加密的文件，選擇 7-Zip 壓縮，選取 Zip 格式和 AES-256 加密方式，輸入密碼，壓縮后就是一個(gè)加密的壓縮包。解密就是解壓。

十分簡(jiǎn)單直覺(jué)。

同步應(yīng)用的選擇

做好了一切準(zhǔn)備。文件應(yīng)該同步到哪里比較好呢？目前國(guó)內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因?yàn)楸娝苤脑?，可選的同步應(yīng)用不多。

首選的第三方云，應(yīng)該是 堅(jiān)果云。

堅(jiān)果云的同步邏輯是，使用專有同步文件夾，同步該文件夾內(nèi)的所有文件。因此，我們?cè)趫?jiān)果云專有文件夾中，構(gòu)建一個(gè)符合規(guī)范的目錄結(jié)構(gòu)，就可以實(shí)現(xiàn)同步文件的無(wú)縫遷移了。

堅(jiān)果云免費(fèi)版的空間邏輯和其他云不一樣，它沒(méi)有具體的空間大小，而是通過(guò)時(shí)限流量來(lái)限制。每個(gè)月有 1G 的上傳流量和 3G 的下載流量。流量用完，同步停止，待時(shí)限刷新后，繼續(xù)同步。付費(fèi)也不貴，專業(yè)版年付 199.9 元，就可以額外增加 42G 空間。如果需要更大空間，高級(jí)專業(yè)版 399.9 元增加到 96G 空間。對(duì)于同步文件而言。42G 空間甚至免費(fèi)版，都已經(jīng)足夠普通人使用了。

堅(jiān)果云作為國(guó)內(nèi)深耕云存儲(chǔ)的廠商，在各種云盤(pán)瘋狂送容量搶客戶的風(fēng)口浪尖，依舊踏踏實(shí)實(shí)地做好本分，提供穩(wěn)定的云同步服務(wù)。相比于百度云這種大家基本當(dāng)作倉(cāng)庫(kù)的云來(lái)說(shuō)，堅(jiān)果云的確是為數(shù)不多，適合個(gè)人文件系統(tǒng)云同步的應(yīng)用。

當(dāng)然，如果網(wǎng)絡(luò)「足夠好」，選用微軟的 OneDrive 也是十分不錯(cuò)的選擇。

Windows 系統(tǒng)中重點(diǎn)整理的幾個(gè)地方

Windows 系統(tǒng)的文件體系，實(shí)際是擬物化的。比如電腦桌面，就像辦公桌面；文件夾，就像文件柜。所以，通常我們整理房間，需要重點(diǎn)整理的地方，就是 Windows 系統(tǒng)中需要重點(diǎn)整理的地方。

桌面(Desktop)

桌面整理的兩個(gè)思路

• 按照類別整理：這個(gè)很好理解，在桌面劃分若干區(qū)域，分別定義不同的分類，將相應(yīng)的文件放入不同的區(qū)域中去。
• 按照象限管理術(shù)整理
• 在桌面劃分四個(gè)象限(區(qū)域)，分別定義為正在處理、常用、擇日處理、臨時(shí)保存。
• 當(dāng)然，也可以采用 InBox → 處理中 → 歸檔思路，劃分三個(gè)象限，分別定義為 InBox、Doing、Done。

利用 Fences 實(shí)現(xiàn)桌面管理

Fences 是桌面管理應(yīng)用當(dāng)中的佼佼者。它可以幫助我們?cè)谧烂鎰澐殖鱿鄳?yīng)的區(qū)域。并為每個(gè)區(qū)域設(shè)定規(guī)則。每一個(gè)發(fā)送到桌面的文件，都會(huì)按照既定的規(guī)則，歸納到相應(yīng)的區(qū)域中去。簡(jiǎn)直是效率神器。

好的應(yīng)用，總是有前人分享。具體使用教程，參見(jiàn)讓你的桌面不再一團(tuán)糟，Windows 桌面整理工具：Fences。

個(gè)人下載文件夾(X：Downloads)

個(gè)人下載文件夾，也是 Windows 系統(tǒng)文件體系中，特別容易混亂的地方。

其實(shí)，很多下載應(yīng)用，都已經(jīng)幫我們做好了整理工作。以 Internet Download Manager 為例。打開(kāi)選項(xiàng)保存至選項(xiàng)卡。在分類下拉菜單中，首先對(duì)「常規(guī)」類目，指定文件夾到 X：Downloads。然后分別為不同類目的文件指定文件夾。比如音樂(lè)指定到 X：Downloads/Music，并為其設(shè)定規(guī)則，例如將下列類型的文件自動(dòng)放入該文件夾：mp3 wav wma。這樣，今后下載 .mp3 文件的時(shí)候，就會(huì)自動(dòng)歸類到這個(gè)文件夾下。

指定完畢后，X：Downloads 下的分類目錄樹(shù)也完成了。也可以根據(jù)個(gè)人需要，增加一些分類和文件夾。在實(shí)際下載時(shí)，如果沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)則定義該文件該自動(dòng)放入哪個(gè)文件夾，手動(dòng)選擇分類即可。

其他容易混亂的地方

• 我的文檔（My Documents）
• 系統(tǒng)中用戶的文件夾（X:Documents and Settings/XXX）

這些，就利用上文給出的各種解決方案和思路，靈活地整理整齊吧。

后記

當(dāng)我定下這個(gè)選題的時(shí)候，我還是信心滿滿的。但當(dāng)我做好思維導(dǎo)圖之后，我有點(diǎn)后悔了：這是給自己刨了個(gè)多大的坑啊？道路千萬(wàn)條，避坑第一條，寫(xiě)文不避坑，十指兩行淚。但自己刨下的坑，跪著也要填完。寫(xiě)完了，回看一番，諸多不滿意的地方。

比如，照片管理的部分，舍掉了；磁盤(pán)管理的部分，舍掉了一些內(nèi)容；分享章節(jié)，舍掉了照片分享的內(nèi)容和利用第三方云分享與協(xié)同工作的內(nèi)容。還有比較重要的，習(xí)慣上的養(yǎng)成，在文章中的體現(xiàn)太少了。

或許，我會(huì)對(duì)這篇文章保持更新，希望將來(lái)能補(bǔ)充完整的內(nèi)容。如果這篇文章能給你帶來(lái)一些習(xí)慣上的改變，并且稍稍提高了一點(diǎn)你的效率，都會(huì)是我莫大的榮幸。

最后，是這篇文章的思維導(dǎo)圖，希望能為大家提供思路。同時(shí)，歡迎收藏，歡迎討論，共同進(jìn)步。