如何開(kāi)好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議（附六個(gè)會(huì)議模板）
時(shí)間：2023-06-08 00:36:02 | 來(lái)源：網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)
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如何開(kāi)好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議（附六個(gè)會(huì)議模板）：
我是教職場(chǎng)應(yīng)用寫(xiě)作的李科浪老師，這是我在本站專(zhuān)欄寫(xiě)的第2篇文章
疫情當(dāng)前，見(jiàn)面無(wú)期，生活還得繼續(xù)，工作不可能無(wú)限期延后，部分行業(yè)已經(jīng)復(fù)工或開(kāi)始為復(fù)工做準(zhǔn)備，在此背景下，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議成為服務(wù)工作一個(gè)不得不的選擇。
網(wǎng)絡(luò)會(huì)議相比傳統(tǒng)會(huì)議相比有一些新的特點(diǎn)，例如：網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的信息漏點(diǎn)比較多，信息多多少少有延遲、信息傳送不夠即時(shí)等等，開(kāi)過(guò)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的人都多多少少經(jīng)歷過(guò)“狀況不斷”。開(kāi)好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，需要特別的技術(shù)，我的建議如下：
一、會(huì)前準(zhǔn)備
1.確定會(huì)議渠道。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)有很多，免費(fèi)、付費(fèi)的專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)一大把，微信、QQ等一般的即時(shí)通訊軟件都能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議功能，雖然大同小異，但作為會(huì)議組織者和參與者，會(huì)前一定要了解、試用、熟悉，例如系統(tǒng)的容量、穩(wěn)定性好不好、是否支持文件傳輸、是否支持視頻、是否支持錄音錄像、是否帶有文字轉(zhuǎn)譯功能等等。要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)、議題、時(shí)長(zhǎng)等因素確定一個(gè)適合的會(huì)議系統(tǒng)。
2.確定會(huì)議的時(shí)間。會(huì)議時(shí)間有兩個(gè)，一個(gè)是正式開(kāi)會(huì)時(shí)間，一個(gè)是提前20分鐘調(diào)試設(shè)備時(shí)間。開(kāi)會(huì)人如果太多調(diào)試設(shè)備時(shí)間就再提前一些。
3.確定會(huì)議的主題、目的、議題、程序。這個(gè)跟一幫會(huì)議一樣，所不同的事，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的議程最好設(shè)計(jì)得緊湊一些，明確一些（例如發(fā)言的時(shí)長(zhǎng)，要求提供發(fā)言稿等等）。
4.確定會(huì)議主持人、參會(huì)人。如果參會(huì)人多的話建議將參會(huì)人分為兩類(lèi)，一類(lèi)是參會(huì)人，這些人是要發(fā)言的；另一類(lèi)是列席人，這些人只聽(tīng)不發(fā)言。有的會(huì)議系統(tǒng)還有這樣的分類(lèi)設(shè)置。
5.形成《會(huì)議議程》。以上確定了之后形成一個(gè)文件——《會(huì)議議程》，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)、上司、與會(huì)人員審閱。這個(gè)跟傳統(tǒng)會(huì)議差不多，不過(guò)會(huì)議組織者可能要多做些解釋?zhuān)瑸槭裁磿?huì)議議程要比較瑣碎。
會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意：會(huì)議人數(shù)越多、議題越多、會(huì)程越長(zhǎng)，出現(xiàn)的問(wèn)題狀況就越多。所以開(kāi)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議建議人數(shù)越少越好。做好以上5點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議就能開(kāi)起來(lái)，但要開(kāi)好，做這些準(zhǔn)備還不夠，要開(kāi)好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議還須繼續(xù)做好如下六個(gè)方面的工作：
- ① 與每位發(fā)言人溝通，了解大概發(fā)言的內(nèi)容，發(fā)言時(shí)長(zhǎng)，確保發(fā)言與主題相關(guān)，要求發(fā)言人準(zhǔn)備文字稿（提綱）。
- ② 安排會(huì)議記錄。會(huì)議記錄包括錄音、錄像、錄屏、文字記錄等等，如果會(huì)議系統(tǒng)自帶，那一定要調(diào)試！調(diào)試！會(huì)議記錄非常重要！建議安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，有些重要的會(huì)議甚至要安排專(zhuān)業(yè)的速記員。一般的會(huì)議最好也做好錄音，以防萬(wàn)一?，F(xiàn)在有些音頻轉(zhuǎn)錄軟件識(shí)別率已經(jīng)非常高了，例如訊飛，親測(cè)可靠。
- ③ 提前下發(fā)會(huì)議資料。包括會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)律（禮儀）、參會(huì)注意事項(xiàng)、與議題相關(guān)的資料等等。
- ④ 文字+電話溝通。如果是重要會(huì)議，提前1周安排并通知，會(huì)議前一天再與參會(huì)人員電話確認(rèn)相關(guān)事項(xiàng)，發(fā)送相關(guān)材料。給每一位參會(huì)人打電話確保參會(huì)者知悉上述參會(huì)信息。
- ⑤ 有條件的話要求參會(huì)人員使用專(zhuān)用會(huì)議設(shè)備開(kāi)會(huì)，至少保證開(kāi)會(huì)那個(gè)時(shí)間段通訊設(shè)備是專(zhuān)用的。例如工作用的電腦、手機(jī)。提醒會(huì)議期間保障信號(hào)暢通，例如有沒(méi)有4G、信號(hào)怎么樣？再例如家里WiFi質(zhì)量千差萬(wàn)別，提醒參會(huì)人盡量在會(huì)議期間開(kāi)啟飛行模式，然后再打開(kāi)WiFi或4G。適當(dāng)提醒參會(huì)人員服飾和妝容。
- ⑥ 準(zhǔn)備一段輕音樂(lè)。
6.發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知除了傳統(tǒng)會(huì)議通知所必須的信息，還包括參會(huì)渠道應(yīng)注意的事項(xiàng)，調(diào)試設(shè)備的信息、會(huì)議紀(jì)律（禮儀）等等。會(huì)議通知要確保每個(gè)人收到！沒(méi)有回復(fù)的要追個(gè)電話過(guò)去。
二、開(kāi)會(huì)
1.提前20分鐘調(diào)試設(shè)備。放音樂(lè)，每進(jìn)來(lái)一個(gè)人聊兩句，看看視頻清晰不清晰，聊兩句問(wèn)問(wèn)音頻清楚不清楚，必要時(shí)提醒對(duì)方衣著，協(xié)助調(diào)試設(shè)備。如果開(kāi)會(huì)人多，此時(shí)就需要多個(gè)工作人員協(xié)同。打開(kāi)、共享會(huì)議資料，以免開(kāi)會(huì)時(shí)手忙腳亂。人進(jìn)得差不多了再請(qǐng)老大進(jìn)來(lái)。
2.正式開(kāi)會(huì)，主持人介紹會(huì)議主題、議程、強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，宣布會(huì)議開(kāi)始。按照會(huì)議議程依次發(fā)言，工作人員監(jiān)控會(huì)議進(jìn)程，做好會(huì)議記錄。
3.選好主持人。會(huì)議主持人非常重要，主要作用有四：宣布會(huì)議開(kāi)始/結(jié)束，控制會(huì)議進(jìn)程，指名發(fā)言人，總結(jié)會(huì)議成果。主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，會(huì)議正式開(kāi)始。主持人宣布討論哪個(gè)議題，會(huì)議開(kāi)始那個(gè)議題的程序。主持人指名誰(shuí)發(fā)言誰(shuí)才可以發(fā)言，否則，其他人員保持靜音。所有議題進(jìn)行完畢，主持人宣布會(huì)議結(jié)果：就哪些問(wèn)題達(dá)成了一致，哪些問(wèn)題暫時(shí)沒(méi)有結(jié)果，分歧在哪里，下一步工作是什么，分別由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，完成工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么，完成的標(biāo)準(zhǔn)是什么，工作進(jìn)展向誰(shuí)報(bào)告，下一次會(huì)議的條件和時(shí)間等等。最后主持人宣布會(huì)議結(jié)束參會(huì)人才可以離會(huì)。
4.按照會(huì)議議程和發(fā)言順序發(fā)言，每一位發(fā)言人限定發(fā)言時(shí)間，到時(shí)間主持人打斷發(fā)言，否則網(wǎng)絡(luò)會(huì)議會(huì)開(kāi)很長(zhǎng)。發(fā)言要圍繞主題，離題萬(wàn)里主持人要打斷。會(huì)議議題多的話一個(gè)議題不能無(wú)限拖延，扯不清楚就放下，進(jìn)入下一個(gè)議題。
5.做好會(huì)議總結(jié)。包括達(dá)成的和未達(dá)成的意見(jiàn)，安排會(huì)后工作，誰(shuí)負(fù)責(zé)，工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么，向誰(shuí)報(bào)告等等。提出下次會(huì)議時(shí)間。宣布會(huì)議結(jié)束。
- 盡量使用電腦，無(wú)他，穩(wěn)定！開(kāi)會(huì)期間，開(kāi)會(huì)的設(shè)備盡量保持不受干擾，既是效率，也是禮儀。
- 盡量避免用手機(jī)開(kāi)會(huì)，手機(jī)干擾太多，短信、電話，不期而至。如果不能避免，盡量控制干擾源。手機(jī)開(kāi)啟飛行模式后打開(kāi)WiFi或4G是個(gè)好辦法。
- 會(huì)議期間如果發(fā)生影響會(huì)議進(jìn)程的突發(fā)情況，導(dǎo)致會(huì)議中斷，就循環(huán)播放實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好的音樂(lè)（音樂(lè)就一直循環(huán)放著，開(kāi)會(huì)時(shí)音樂(lè)音量調(diào)到最小，有需要時(shí)調(diào)大音量）。只要參會(huì)人員能聽(tīng)到音樂(lè)，指令就是暢通的，會(huì)議就能很快恢復(fù)。如果音樂(lè)都聽(tīng)不見(jiàn)，那一次網(wǎng)絡(luò)會(huì)議很可能就崩潰了。
- 音頻比視頻可靠。大多數(shù)時(shí)候開(kāi)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議時(shí)不需要看著對(duì)方，只需要聽(tīng)見(jiàn)就行?？梢栽囋嚂?huì)議穩(wěn)定下來(lái)后關(guān)閉視頻，只保留音頻。
- 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議最怕冷場(chǎng)。會(huì)議的組織者要組織策劃好會(huì)議，設(shè)計(jì)好會(huì)議程序；主持人要熟悉會(huì)議設(shè)備的操作，經(jīng)驗(yàn)豐富，鎮(zhèn)得住場(chǎng)；每一位發(fā)言者準(zhǔn)備一個(gè)發(fā)言稿或發(fā)言提綱，按照提綱發(fā)言，節(jié)省大家時(shí)間，避免冷場(chǎng)。如果一次網(wǎng)絡(luò)會(huì)議從前到后都被各種各樣有序的聲音鋪滿，那至少是一次合格的會(huì)議。
三、會(huì)后
1.整理會(huì)議記錄。一般按照會(huì)議進(jìn)程（議程）記錄。每一個(gè)議程誰(shuí)發(fā)言，觀點(diǎn)是什么？理由是什么？方案是什么？建議或意見(jiàn)是什么？盡量事無(wú)巨細(xì)原原本本全部記錄下來(lái)。做會(huì)議記錄的時(shí)候。主持人的話、大領(lǐng)導(dǎo)的話一要認(rèn)真記錄，不但要記錄領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了什么，而且要領(lǐng)會(huì)他說(shuō)話的意圖，甚至要將他未盡之意也要領(lǐng)會(huì)并做標(biāo)記。
2.形成會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要是記述要點(diǎn)的文字，是一種正式的公務(wù)文書(shū)。一般由標(biāo)題、正文、落款三部分組成，紀(jì)要呈現(xiàn)的是會(huì)議議題的結(jié)果——會(huì)議的精神、達(dá)成的意見(jiàn)、沒(méi)有達(dá)成的意見(jiàn)、對(duì)下一步工作的安排等等。紀(jì)要寫(xiě)成后要由參會(huì)人員簽字確認(rèn)方能生效。
- 會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要是不一樣的。會(huì)議記錄是原原本本記錄會(huì)議的過(guò)程和內(nèi)容，是非正式文件。會(huì)議紀(jì)要要將會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)以書(shū)面的形式、正式的文件確定下來(lái)，是正式文件。
3.請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)及其他參會(huì)人員審閱會(huì)議紀(jì)要。大家都簽字認(rèn)可后，將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)存檔。以后萬(wàn)一有扯皮推諉的事情，責(zé)任劃分、利益劃分的事情，按照會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行。
以上，就是一次網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的全程。
（完）
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