OA系統(tǒng)深度解析：OA辦公系統(tǒng)都應(yīng)該具有哪些功能模塊

時(shí)間：2023-02-11 09:18:01 | 來(lái)源：電子商務(wù)

時(shí)間：2023-02-11 09:18:01 來(lái)源：電子商務(wù)

OA系統(tǒng)對(duì)于一個(gè)新手來(lái)說(shuō)，很多人都弄不清楚都應(yīng)該具備哪些基礎(chǔ)的功能模塊，哪些模塊是在企業(yè)的辦公過(guò)程中使用的頻率最高。

據(jù)軟件協(xié)會(huì)公布2016年OA系統(tǒng)軟件使用報(bào)告統(tǒng)計(jì)，企業(yè)在使用OA系統(tǒng)的過(guò)程中使用最多的模塊有3個(gè)部分，流程管理、公文管理、信息發(fā)布3個(gè)功能模塊，這其中人力資源、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)的OA信息化內(nèi)容流轉(zhuǎn)程度最高。

OA系統(tǒng)經(jīng)過(guò)20年的發(fā)展，功能需求變化已經(jīng)日新月異，但是企業(yè)辦公的基礎(chǔ)需求基本一致，OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能有16個(gè)模塊，這16個(gè)模塊基本可以滿(mǎn)足政府、企事業(yè)單位的辦公需求。

1、通知公告

企業(yè)使用較多的功能就是通知和公告，這個(gè)基本上是企業(yè)全員使用的一個(gè)功能模塊，OA系統(tǒng)的通知公告包括起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個(gè)小功能應(yīng)用，企業(yè)CIO在選型的時(shí)候，不妨自己可以到各個(gè)OA系統(tǒng)廠(chǎng)商的試用網(wǎng)址進(jìn)行功能試用。

目前國(guó)內(nèi)提供免費(fèi)試用的OA系統(tǒng)有泛微OA、致遠(yuǎn)OA、華天動(dòng)力OA、藍(lán)凌OA、金和OA、通達(dá)OA，除華天動(dòng)力OA以外，其他OA系統(tǒng)的免費(fèi)試用都需要用戶(hù)先進(jìn)行注冊(cè)，OA系統(tǒng)廠(chǎng)商通過(guò)這種方式得到用戶(hù)信息，與用戶(hù)聯(lián)系后發(fā)放免費(fèi)試用測(cè)試賬號(hào)。華天動(dòng)力OA官網(wǎng)則免注冊(cè)可以試用。

2、文件公布

OA系統(tǒng)的文件公布功能是企業(yè)使用頻率較高的一項(xiàng)模塊，同時(shí)也是全員使用的頻次較高的功能，文件公布包括文件的起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個(gè)功能小模塊，這個(gè)功能與通知公告功能相近，但是文件公布通常會(huì)附傳文檔附件，目前市面上主流的OA系統(tǒng)基本都支持WORD格式的在線(xiàn)閱覽。

3、文件交換

OA辦公系統(tǒng)革新了企業(yè)傳統(tǒng)辦公的紙質(zhì)文件的交換形式，以電子文檔的方式實(shí)現(xiàn)了部門(mén)與部門(mén)，部門(mén)與個(gè)人，個(gè)人與個(gè)人三者之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類(lèi)入庫(kù)。滿(mǎn)足了企業(yè)文件交互的辦公需求，同時(shí)也是無(wú)紙化辦公的重要進(jìn)步。

4、信息發(fā)布

OA系統(tǒng)都會(huì)支持欄目自定義、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義、信息展示位置自定義，支持在線(xiàn)編輯和圖文混排，支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。

企業(yè)在使用信息發(fā)布功能時(shí)，自定義功能是OA系統(tǒng)發(fā)展隨著企業(yè)發(fā)展變化的重大變革，既符合企業(yè)發(fā)展所需，同時(shí)也是OA系統(tǒng)進(jìn)化的重要步驟。

5、資料中心

OA辦公系統(tǒng)的資料中心，是企業(yè)資料分類(lèi)存儲(chǔ)的重要功能模塊，從管理員的角度，資料中心是管理后臺(tái)的重要功能模塊，資料分類(lèi)的創(chuàng)建，資料的添加、修改、刪除、共享、檢索，相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫(kù)管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等類(lèi)型文檔的全文檢索。

6、流程管理

OA系統(tǒng)真正能夠形成體系，幫助企業(yè)形成競(jìng)爭(zhēng)力的主要是企業(yè)對(duì)“工作流”的應(yīng)用。在2002年左右泛微提出了協(xié)同管理的概念，后來(lái)華天動(dòng)力提出“OA工作流引擎”，這兩者本質(zhì)的核心就是工作流程的管理。

OA辦公系統(tǒng)的流程管理主要用于對(duì)日常辦公審批流程的處理，它可通過(guò)申請(qǐng)、上報(bào)、審批、發(fā)放等流程動(dòng)作來(lái)設(shè)置工作流程并對(duì)其進(jìn)行查詢(xún)和監(jiān)管等。常見(jiàn)的流程包括發(fā)文、收文、業(yè)務(wù)審批，內(nèi)容起草和制發(fā)、文件傳閱、批示處理、工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦，部門(mén)間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)、請(qǐng)假等。主要功能包括：待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控。

工作流說(shuō)起來(lái)“復(fù)雜”，實(shí)際應(yīng)用更為復(fù)雜，筆者測(cè)試過(guò)泛微OA、致遠(yuǎn)OA、藍(lán)凌OA、通達(dá)OA、金和OA、華天動(dòng)力OA，每家公司的工作流設(shè)置都非常有特色，從技術(shù)手段上看，華天動(dòng)力OA的工作流程可視化操作界面最為易用，無(wú)需編程就可以設(shè)置工作流程，對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)親和度最高。

7、辦公用品管理

辦公用品管理部分，一般是行政部門(mén)或者采購(gòu)部門(mén)使用較為頻繁的一個(gè)功能，行政部門(mén)負(fù)責(zé)計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)按照計(jì)劃進(jìn)行辦理，而財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督，所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫(kù)、出庫(kù)，辦公用品申購(gòu)、申領(lǐng)、審批，辦公用品的修改、刪除、查看詳細(xì)。以上3個(gè)部門(mén)對(duì)這個(gè)模塊的使用的頻次最高，至于個(gè)人的辦公用品申請(qǐng)功能實(shí)際可能是每個(gè)月一兩次而已。這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公用品申領(lǐng)搬移到OA系統(tǒng)，申領(lǐng)查詢(xún)更為便捷。

8、客戶(hù)關(guān)系管理

這個(gè)功能模塊，多是業(yè)務(wù)部門(mén)在使用，早期OA系統(tǒng)出現(xiàn)時(shí)，王志東的點(diǎn)擊科技的OA系統(tǒng)就包含了客戶(hù)關(guān)系管理部分，所以客戶(hù)關(guān)系管理成為OA系統(tǒng)的一個(gè)傳統(tǒng)模塊保留了下來(lái)。

客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶(hù)交往過(guò)程中所形成的客戶(hù)信息資料，企業(yè)自行定制的客戶(hù)信用分析報(bào)告。建立合格的客戶(hù)檔案是企業(yè)信息管理的起點(diǎn)，是企業(yè)日?；A(chǔ)性工作。

客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能，現(xiàn)在釘釘?shù)匿N(xiāo)幫幫CRM的功能基本上就是客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)。

9、人力資源管理

OA系統(tǒng)的人力資源管理是專(zhuān)業(yè)HR版本的簡(jiǎn)化版本，一般只滿(mǎn)足企業(yè)人力資源部門(mén)的基本人力資源管理所需，如果是專(zhuān)業(yè)級(jí)別的人力資源公司使用，那就要購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫(kù)管理、招聘管理、公司或部門(mén)用人申請(qǐng)、公司用人匯總、人事檔案管理。

很多公司在選型OA系統(tǒng)時(shí)，CIO主管都會(huì)咨詢(xún)?nèi)肆Y源部門(mén)的需求，而人力資源部門(mén)在提供需求的時(shí)候，大多都是參考專(zhuān)業(yè)HR軟件的功能進(jìn)行功能定義，這個(gè)是不現(xiàn)實(shí)的，目前國(guó)內(nèi)的OA系統(tǒng)軟件都達(dá)不到專(zhuān)業(yè)級(jí)HR軟件的作用，一般只能滿(mǎn)足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統(tǒng)時(shí)，千萬(wàn)不要掉進(jìn)“人力資源管理”陷阱。

10、個(gè)人辦公

OA系統(tǒng)的個(gè)人辦公部分，實(shí)際上是個(gè)人自我計(jì)劃管理部分，是滿(mǎn)足自我學(xué)習(xí)和自我監(jiān)督的重要功能模塊，個(gè)人辦公包括計(jì)劃任務(wù)管理(任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤、任務(wù)反饋與提醒);個(gè)人日程安排與提醒，通訊錄管理、短消息發(fā)送、接收、回復(fù)與提醒等。

個(gè)人辦公功能目前在移動(dòng)辦公端使用頻率較高，企業(yè)員工可以通過(guò)個(gè)人辦公進(jìn)行自我時(shí)間管理，對(duì)個(gè)人計(jì)劃進(jìn)行閱覽、修正。是企業(yè)員工使用較多的功能。

11、電子郵件功能模塊

企業(yè)郵箱功能，是企業(yè)內(nèi)部與內(nèi)部、內(nèi)部與外部之間聯(lián)系的一個(gè)橋梁，通過(guò)公司自己的OA系統(tǒng)電子郵件功能，可以統(tǒng)一對(duì)員工的業(yè)務(wù)郵件進(jìn)行統(tǒng)一管理，既統(tǒng)一提升企業(yè)形象，又有助于業(yè)務(wù)信息的管理，防止重要客戶(hù)信息丟失，電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。

企業(yè)電子郵件功能可以統(tǒng)一網(wǎng)址后綴，讓員工有歸屬感，同時(shí)也可以提升企業(yè)在客戶(hù)眼中的價(jià)值地位。

12、網(wǎng)上論壇

網(wǎng)上論壇部分，實(shí)際上公司內(nèi)部知識(shí)分享，內(nèi)部社交的重要板塊，人力資源部門(mén)會(huì)比較重視網(wǎng)上論壇功能需求，企業(yè)可以可以自行設(shè)置分論壇和議題，為員工提供了一個(gè)信息交流、溝通和問(wèn)題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，企業(yè)管理部門(mén)也可以進(jìn)行咨詢(xún)、解答和收集意見(jiàn)。

網(wǎng)上論壇部分一般也是OA系統(tǒng)生成個(gè)人門(mén)戶(hù)的重要內(nèi)容板塊之一。

13、事務(wù)管理

OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能還包含事務(wù)管理模塊，這個(gè)模塊包括留言回復(fù)、車(chē)輛管理、會(huì)議室管理。留言版在系統(tǒng)里面提供了一個(gè)實(shí)名和匿名方式的留言管理功能。出車(chē)管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會(huì)議室的使用申請(qǐng)、查詢(xún)、管理等。

14、考試管理

考試管理是企業(yè)知識(shí)管理和知識(shí)學(xué)習(xí)的重要板塊內(nèi)容，早期的OA系統(tǒng)在定義的時(shí)候，都會(huì)強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的功能，實(shí)際上就是考試管理部分，考試管理一般包含自定義的考試系統(tǒng)，包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評(píng)分。

OA系統(tǒng)實(shí)際上是國(guó)內(nèi)政府辦公的一個(gè)產(chǎn)物，考試管理在政務(wù)版尤為重要，政務(wù)工作人員可以通過(guò)這個(gè)模塊進(jìn)行政務(wù)常識(shí)、廉政知識(shí)、法律知識(shí)等知識(shí)的學(xué)習(xí)。

15、系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能使用最多就是OA系統(tǒng)的管理員，包括用戶(hù)、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權(quán)限配置管理功能是按照企業(yè)員工職能、職務(wù)進(jìn)行權(quán)限分配的重要功能。

16、OA辦公精靈

這是一個(gè)類(lèi)似QQ的客戶(hù)端軟件，和OA辦公系統(tǒng)集成于一體，實(shí)現(xiàn)信息的提醒、在線(xiàn)用戶(hù)的顯示、簡(jiǎn)易實(shí)時(shí)聊天功能，短消息顯示及回復(fù)等功能。

每個(gè)OA廠(chǎng)商叫法不同，泛微、致遠(yuǎn)、華天動(dòng)力、藍(lán)凌、金和、通達(dá)等都具有這個(gè)功能模塊，這個(gè)功能應(yīng)用于PC電腦端，用戶(hù)不需要啟動(dòng)OA界面就可以使用。

OA系統(tǒng)還包含很多其他的功能，但是這16個(gè)功能模塊基本都可以滿(mǎn)足企業(yè)日常辦公所需，諸如個(gè)人門(mén)戶(hù)、微信整合、釘釘整合、APP功能等都是根據(jù)企業(yè)所需進(jìn)行增加或者刪減。萬(wàn)變不離其中，有了這16個(gè)功能模塊作為基礎(chǔ)，企業(yè)就可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行針對(duì)性的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)。