saas用戶軟件管理

時(shí)間：2023-03-16 09:38:01 | 來源：電子商務(wù)

時(shí)間：2023-03-16 09:38:01 來源：電子商務(wù)

這是在公司內(nèi)部收集有關(guān) SaaS 使用情況的見解的過程，以便在SaaS 堆棧上獲得更好的回報(bào)。

為此，IT 團(tuán)隊(duì)需要收集以下信息：

公司有多少應(yīng)用程序

哪些員工可以訪問哪些應(yīng)用程序

他們?cè)趹?yīng)用程序中擁有什么權(quán)限

如果他們正在積極使用這些應(yīng)用程序

他們是否對(duì)所提供的應(yīng)用程序感到滿意

他們是否可以在需要時(shí)訪問新應(yīng)用程序

如果用戶在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下注冊(cè)新應(yīng)用

是否發(fā)生了適當(dāng)?shù)挠脩粝戮€

SaaS用戶管理的重要性

每個(gè) IT 團(tuán)隊(duì)至少都希望記錄哪些員工可以訪問哪些應(yīng)用程序。盡管對(duì)于單個(gè)應(yīng)用程序，此信息在管理員帳戶中可用，但沒有一個(gè)儀表板可以包含所有信息。

因此，通常，此記錄保存在電子表格中。簡(jiǎn)而言之，這有助于 IT 檢查是否已配置所有應(yīng)用程序并密切關(guān)注SaaS 蔓延。

現(xiàn)在，讓我們?cè)敿?xì)看看這個(gè)數(shù)據(jù)庫是如何有用的。

1. 在員工入職和離職時(shí)提供幫助

每當(dāng)新員工加入或離開組織時(shí)，都需要在目錄中添加或刪除他們的姓名。如果您沒有組織良好的數(shù)據(jù)庫，此過程可能會(huì)變得很麻煩。

只有當(dāng)您知道所有應(yīng)用程序都有權(quán)訪問時(shí)，您才能在員工離開時(shí)撤銷相同的權(quán)限。未撤銷的許可證可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的威脅，沒有一家公司會(huì)希望他們的前雇員在離開公司后擁有公司信息。

同樣，當(dāng)員工入職時(shí)，他們需要在加入后立即獲得對(duì)應(yīng)用程序的訪問權(quán)限。否則可能會(huì)阻礙他們的生產(chǎn)力。

2. 不管理應(yīng)用用戶會(huì)導(dǎo)致不必要的管理工作

如果您沒有正確管理用戶，您將浪費(fèi)時(shí)間為每項(xiàng)新任務(wù)多次聯(lián)系員工。

您可能想要檢查員工是否擁有他們未使用的應(yīng)用程序許可證，或者您可能想要檢查是否需要新的許可證。

如果您正在計(jì)劃明年的預(yù)算，您將不知道哪些應(yīng)用程序需要多少許可證。

擁有用戶帳戶數(shù)據(jù)庫將為您簡(jiǎn)化整個(gè)過程。

3. 用戶管理讓您遠(yuǎn)離風(fēng)險(xiǎn)。

無法管理應(yīng)用程序用戶可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露、合規(guī)性問題，或者可能通過應(yīng)用程序冗余消耗您的預(yù)算。

如果您沒有應(yīng)用程序列表和用戶數(shù)量，則很難知道您是否需要增加或減少許可證數(shù)量。也很難知道所有應(yīng)用程序是否都符合監(jiān)管要求。

SaaS 用戶管理中的挑戰(zhàn)

當(dāng) SaaS 用戶管理無組織時(shí)，公司將面臨很多挑戰(zhàn)。因此，您的員工目錄系統(tǒng)必須彼此同步。

此外，有很多錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，有時(shí)會(huì)給公司造成巨大的損失。

讓我們看看由于 SaaS 用戶管理不善導(dǎo)致的其他一些挑戰(zhàn)。

員工離職期間的數(shù)據(jù)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)：如果您現(xiàn)有的 SaaS 用戶管理存在漏洞，前員工仍然可以訪問公司敏感數(shù)據(jù)。當(dāng)訪問權(quán)限未被撤銷或流程中斷時(shí)，您的員工可以繼續(xù)訪問文件，這可能會(huì)使您的公司面臨合規(guī)和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

入職時(shí)的生產(chǎn)力問題：當(dāng)新用戶入職時(shí)，需要更新系統(tǒng)。他們必須獲得完成日常工作所需的所有工具。如果您沒有準(zhǔn)確的 SaaS 用戶數(shù)據(jù)管理，他們需要等待數(shù)天或數(shù)周才能訪問所有必需的應(yīng)用程序。

為什么應(yīng)該使用 SaaS 管理平臺(tái)

典型的 SaaS 用戶管理目錄應(yīng)具有這些功能，以防止任何低效率。

員工的角色：他們可以訪問哪些應(yīng)用程序？他們是管理員或合同所有者還是只是用戶？

許可證：是付費(fèi)許可證還是免費(fèi)許可證？

續(xù)訂到期：許可證何時(shí)到期？

使用情況：應(yīng)用程序被過度使用還是很少使用？

盡管可以在小型公司的電子表格中管理此記錄，但電子表格的問題在于隨著公司的發(fā)展，它們難以管理。

如果您的公司員工少于 25 人，您可能可以在電子表格中管理您的 SaaS 目錄。但即便如此，您也需要不斷更新。

現(xiàn)在想象一個(gè)擁有 500 多名員工的組織使用數(shù)千個(gè)應(yīng)用程序。甚至考慮在電子表格中有一個(gè)目錄也是令人難以置信的。它非常耗時(shí)且容易出錯(cuò)。

這就是您需要 SaaS 管理平臺(tái)的時(shí)候。如果您有一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)來存儲(chǔ)此信息，該系統(tǒng)將充當(dāng)記錄系統(tǒng)，您可以專注于您業(yè)務(wù)的其他重要方面。

SaaS 管理系統(tǒng)將通過以下方式幫助您：
1. 有助于規(guī)劃您的預(yù)算。當(dāng)您知道應(yīng)用程序的數(shù)量和您擁有的許可證時(shí)，您可以輕松地規(guī)劃您的預(yù)算。此外，當(dāng)您了解使用情況統(tǒng)計(jì)信息時(shí)，您可以取消配置未使用或很少使用或多余的應(yīng)用程序。這樣，您可以節(jié)省大量資金，可用于其他重要的商業(yè)計(jì)劃。

2. 密切關(guān)注員工使用的工具。由于今天購(gòu)買 SaaS 應(yīng)用程序非常容易，因此您的員工很有可能注冊(cè)了冗余或不安全的應(yīng)用程序。如果您著眼于整個(gè) SaaS 環(huán)境，您可以找出員工可以訪問的應(yīng)用程序并消除它們。
3. 調(diào)整許可證大小。比如說，兩個(gè)不同的部門分別注冊(cè)了一個(gè)應(yīng)用程序；您可以找到使用它的確切人數(shù)并將其納入一個(gè)訂閱。這將減少支付的金額，因?yàn)榇蠖鄶?shù)應(yīng)用程序都有“企業(yè)”計(jì)劃，其價(jià)格相對(duì)低于其他計(jì)劃。
4. IT 可以控制對(duì)應(yīng)用程序的訪問。某些應(yīng)用程序用于存儲(chǔ)敏感信息。在這種情況下，您可以決定授予誰訪問權(quán)限以及不授予誰訪問權(quán)限。您還可以控制員工在應(yīng)用程序中的權(quán)限。
5. SaaS 應(yīng)用程序的及時(shí)更新/終止。當(dāng)有關(guān)于續(xù)訂的及時(shí)警報(bào)時(shí)，就不會(huì)有所謂的意外續(xù)訂。您可以根據(jù)使用情況決定是否需要更新特定應(yīng)用程序或取消它。

SaaS 用戶管理的工作原理：要了解 SaaS 用戶管理的工作原理，您需要了解員工與 SaaS 應(yīng)用程序之間的關(guān)系。每次他們簽署新應(yīng)用程序時(shí)，他們都會(huì)給您的公司帶來安全漏洞。

這就是為什么您需要一種協(xié)作方法，讓所有重要的利益相關(guān)者成為 SaaS 管理流程的一部分。簡(jiǎn)化的 SaaS 用戶管理流程可確保所有部門都可以訪問其必要的應(yīng)用程序并且它是最新的。

包含有關(guān)應(yīng)用程序和許可證的所有信息的單一記錄系統(tǒng)將簡(jiǎn)化 IT 指揮中心方法的復(fù)雜責(zé)任轉(zhuǎn)移。大多數(shù) SMP 或用戶管理系統(tǒng)基于用戶訪問控制工作。

用戶訪問控制
最初，為了驗(yàn)證和授權(quán)自己，用戶需要記住他們的憑據(jù)。因此，需要一種可擴(kuò)展的解決方案。然后是身份提供商，它將存儲(chǔ)用戶憑據(jù)，以便 IT 部門可以驗(yàn)證用戶并允許訪問。

接下來，出現(xiàn)了一個(gè)集中的用戶管理系統(tǒng)，它完全自動(dòng)化了這個(gè)過程的各個(gè)部分。通過分組機(jī)制，該過程更加簡(jiǎn)化。

當(dāng) IT 環(huán)境開始從本地軟件轉(zhuǎn)移到云時(shí)，引入了一個(gè)稱為 SaaS 用戶管理的新概念。這創(chuàng)建了一個(gè)駐留在云和連接用戶中的新服務(wù)。

RBAC 或基于角色的訪問控制：它基于用戶權(quán)限工作，即允許訪問數(shù)據(jù)并根據(jù)其角色執(zhí)行操作。這是處理與 Facebook 用戶、群組管理員、版主等具有相同訪問級(jí)別的多個(gè)帳戶的最佳方法。

通過更新特定角色的 SaaS 權(quán)限，您可以為具有該角色的所有用戶更新它們。

SaaS用戶管理最佳實(shí)踐
現(xiàn)在，讓我們討論管理 SaaS 用戶管理的最佳實(shí)踐。

僅僅實(shí)施 SaaS 管理解決方案是不夠的。您還需要有標(biāo)準(zhǔn)的操作程序才能從您的系統(tǒng)中獲得最大的價(jià)值。

審核您擁有的 SaaS 工具。找出 您的 SaaS 堆棧中有哪些工具。

跟蹤軟件更新。警惕即將更新的 SaaS 應(yīng)用程序，并主動(dòng)決定是否更新或終止它們。

跟蹤軟件使用情況。了解您的員工如何使用應(yīng)用程序。SMP最適合這項(xiàng)工作。

留意新軟件。了解新的解決方案，這些解決方案可以用相同的功能替代您現(xiàn)有的解決方案，但成本更低。

自動(dòng)化工作流程。使用必要的工具來自動(dòng)化您的工作流程和流程以節(jié)省時(shí)間。

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