中小型互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)如何管理文檔知識庫？

時間：2023-12-27 20:00:01 | 來源：網(wǎng)站運營

時間：2023-12-27 20:00:01 來源：網(wǎng)站運營

中小型互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)如何管理文檔知識庫？：按照知識管理中心（Knowledge Management Center）的研究和咨詢實踐，知識庫建設(shè)必須遵循以下五個步驟。

除了5大步驟，還必須強調(diào)的是：好的方法論搭配好的工具才能更好的解決問題。就比如我們使用PingCode Wiki，是因為它本身功能強大，更重要的是更貼合我們的工作場景，這也助推了知識管理規(guī)則在我們團隊的落地。如果有需要，你可以通過這篇文章來尋找適合自己的知識庫工具。（國內(nèi)外最頂級的10款知識庫軟件盤點 ）

第一步：界定核心知識

在任何一個企業(yè)內(nèi)部，都有各種各樣的知識，而在知識管理的實踐中，并非所有知識都需要管理。在時間和資源有限的情況下，知識庫建設(shè)者必須在知識庫建設(shè)的初期明確要管理的知識內(nèi)容、類型、其價值在何處，這樣才不至于眉毛胡子一把抓，導(dǎo)致核心知識和外圍知識都無法很好管理的狀況出現(xiàn)。

第二步：控制知識產(chǎn)出

確定知識來源和動力，人是知識的載體，也是知識產(chǎn)生、組織、利用、創(chuàng)新的源泉。在知識庫建設(shè)中，必須明晰知識的來源：誰應(yīng)該產(chǎn)生何種知識，他為什么要產(chǎn)生、產(chǎn)生的知識誰會去“消費”。如果不結(jié)合組織內(nèi)的每個崗位、流程與需求去分析，那么就很難要求知識共享，在這種情況下即便產(chǎn)出了“知識”，知識的價值也很難保證。

“我讓你共享知識，但不告訴你共享什么。為什么不告訴你呢，因為我也不知道”，出現(xiàn)這個問題的原因是沒有對知識的產(chǎn)出進行過分析，“知識分享”的要求不可以執(zhí)行。

還有一個問題就是員工為什么要共享，這是知識管理的動力問題。

第三步：知識內(nèi)容的組織

如何將產(chǎn)生出來的知識進行整理、系統(tǒng)化、合理的分類和提供檢索工具才能方便人們自如的獲取？在業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生出來的知識大部分是“知識碎片”，大都是不系統(tǒng)、零散的，在知識的內(nèi)容組織階段需要做“知識碎片”的分層級和系統(tǒng)化工作。對于社區(qū)、論壇等產(chǎn)出的“碎片”需要先進行第一步的處理，類似于BBS的精華區(qū)分類、整理，然后再經(jīng)過知識的入庫流程，加入審核、標(biāo)準(zhǔn)化的工作才能加入知識庫。

知識分類的核心是分類維度確定和具體維度下的細分，要從用戶而不是知識管理人員的角度去分類，研究他們是如何發(fā)現(xiàn)內(nèi)容的。

知識權(quán)限的設(shè)定需要建立相應(yīng)權(quán)限模型，大部分是默認權(quán)限，默認之外的內(nèi)容涉及相應(yīng)流程。

第四步：知識的利用

知識本身沒有價值，只有被利用的知識才能發(fā)揮作用。

我們經(jīng)常見到有許多“宏偉”的知識庫，但是從來沒有人去用。沒有人用的知識庫存在的問題是“我們知道所有問題的答案，就是不知道問題是什么”。如何建立知識與具體的業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)、打破知識業(yè)務(wù)“兩張皮”的問題是關(guān)鍵。

要解決這個問題，需要在知識庫第二步做知識的產(chǎn)出分析的同時做知識的利用分析，誰是知識的用戶和消費者，他們在什么場景下使用這些知識。從知識使用者的角度去分析他們的具體需求：為完成哪項工作，需要哪些知識、這些知識該如何表達和傳遞。

第五步：知識的創(chuàng)新應(yīng)用

知識庫里面的內(nèi)容越來越多，但大部分知識內(nèi)容是零散的、片段的、基于經(jīng)驗和項目產(chǎn)生的。這些內(nèi)容與用戶的使用方式和應(yīng)用場景尚存在距離，知識的創(chuàng)新應(yīng)用指從用戶的使用出發(fā)，根據(jù)用戶的層級、應(yīng)用場景去重新組織內(nèi)容。譬如新員工和做新項目的用戶，他們存在的是“不知道自己不知道”的問題，如果僅僅是被動等待用戶查詢，可能根本沒有人使用，這個時候可以用“知識圖譜”的方式來滿足。譬如對于經(jīng)常的問題點和錯誤點，可以采用知識+場景的方式，幫助用戶去規(guī)避工作中的錯誤與問題。