奇構軟件-合同信息管理系統(tǒng)

時間：2023-05-24 08:36:02 | 來源：網站運營

時間：2023-05-24 08:36:02 來源：網站運營

奇構軟件-合同信息管理系統(tǒng)：合同信息管理系統(tǒng)為企業(yè)提供快捷有效的合同管理、跟進模式，對合同簽訂流程進行合理的定義，支持合同文本的原樣保存并對合同的執(zhí)行狀態(tài)進行實時的監(jiān)控，大大減輕了手工操作的難度，幫助企業(yè)實現合同無紙化管理、合同動態(tài)監(jiān)控，使企業(yè)合同管理模式向科學化、信息化的管理模式轉變。

1.新增合同
可自由添加合同信息，并可將合同原稿以附件的形式導入系統(tǒng)；
收支類型：收入型、支出型、描述型，三選一，也可根據企業(yè)合同資金收支類型設定合同收支類型；
合同類型：按合同項目內容設定合同類型，如：網站建設合同、項目合作、銷售合同、續(xù)費合同等，可按企業(yè)實際自由設定合同類型項；
合同詳細信息錄入：包含客戶信息、簽約時間、合同雙方簽定人及聯系電話等外，還設定了保存人、審核人信息及存放地點等，從而保證合同信息的完整及有據可依，便于查看和檢索；
付款方式選項：合同付款方式可一次性付款，也可分期付款，系統(tǒng)設定兩種方式可供選擇，如是分期付款的話，則選擇分期付款后可進入系統(tǒng)設定頁面，設置分期的詳細內容（分幾期、每期支付金額是多少等等），便于合同賬務管理；
合同內容：可將合同內容直接粘貼，也可放合同內容摘要，但重點是合同中的產品明細可以采用導入的方式導入到合同內容中，形成清晰的產品或服務收費明細表，便于查看；
添加明細：點系統(tǒng)中的添加明細按鈕后，可彈出明細表選框，從下拉菜單中選擇產品或服務名后，系統(tǒng)將自動生成產品或服務明細表，并在合同內容欄顯示，無需手動制表、手動錄入，操作便捷而高效；
備注說明：可對對合同進行備注說明；
附件：可保存合同原件，文檔格式、掃描后的圖片格式都可，并可保存與合同原稿有關的文檔，如：合同草稿等。

2.合同管理
合同文檔管理：企業(yè)所有合同的集中統(tǒng)一管理，方便查看和查詢；
合同重要信息，如類型、執(zhí)行狀態(tài)、金額、結款情況等一目了然；
模糊查詢及關鍵字查詢：用戶可以非常方便地查詢系統(tǒng)中所有的“合同信息”記錄，專業(yè)的“數據查找工具”表單，支持多條件查詢和模糊查詢合同內容；
合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤：合同執(zhí)行狀態(tài)詳細記錄合同執(zhí)行進展情況；
合同賬務：可幫助企業(yè)在合同簽訂后，記錄合同相關的結算安排情況，跟進合同的資金結算情況，系統(tǒng)默認在結算日期前的一定時間內提醒企業(yè)結算所有的未結金額；結算完成后，再將實際結款情況記錄下來即可。

3.合同統(tǒng)計
可按客戶類型、收支類型、合同類型、合同數量、合同時間、金額等進行相關合同向的統(tǒng)計；
合同統(tǒng)計不僅僅適用于財務部，還適用于銷售部及管理部等：按客戶類型統(tǒng)計合同，可反饋產品在各行業(yè)的銷售情況；按合同類型可統(tǒng)計處企業(yè)各服務項目的市場進展情況；按時間統(tǒng)計可反應出一定周期內產品銷售情況……可作為市場營銷部方案與策略依據；
統(tǒng)計合同數量、合同總金額、已付款總額、未付款總額；
按完成標志查看所有完成和未完成的合同清單和金額匯總。

4.到期提醒
提醒合同的到期時間，促使相關人員進行跟進處理。

5.級別權限控制，協助企業(yè)各階層員工有效開展工作
合同管理系統(tǒng)提供強大的級別權限控制，所有管理人員的權限都由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設置，各階層員工可使用系統(tǒng)管理員向他開放的功能模塊有效看展工作。

1)業(yè)務人員和業(yè)務經理
可以隨時查看與本人或本部門有關的合同條款和合同基本信息，而不用再向相關管理人員借閱；可以隨時查看合同執(zhí)行進展和結款情況，而不用財務人員逐個通知；自動提醒合同到期日期和結算時間，幫助銷售人員及時進行相應的催款工作，減少壞帳。
2)合同管理人員
方便及時了解銷售合同的簽訂和執(zhí)行進展；可以進行周、月、季、年的合同簽訂和結款情況匯總，并打印出相應的報表；可以按時間或合同類別等眾多合同分類方式進行復合條件的統(tǒng)計，如查詢并統(tǒng)計出一定時間內合同中某類產品銷售的清單等信息；接收相關的合同提醒，配合銷售人員進行相應的催款工作。
3)財務管理人員
按照銷售人員反饋的合同進展和建議，進行合同結款安排；
對全公司的合同結款安排情況和費用情況進行周、月、季、年統(tǒng)計，結合實際現金流情況，進行安排時間金額的協調和平衡控制。
4)公司領導
可以查看全公司的合同簽訂與結款的總體狀況；可以方便地定義統(tǒng)計需要的報表內容，并進行形象的圖形顯示，進行統(tǒng)計分析；更加強大的匯總統(tǒng)計功能。